L’un des socles d’une meilleure performance et une meilleure compétitivité des entreprises réside dans la gestion du cycle d’approvisionnement et de paiement. Ce processus est d’autant plus important qu’il permet d’améliorer la relation avec les fournisseurs, de réduire les coûts de traitement des factures et de rationaliser les processus d’achat.
Ainsi, des perturbations opérationnelles peuvent donc être observées lorsque des techniques obsolètes sont utilisées dans la gestion du processus d’approvisionnement et de paiement. Heureusement, les processus Procure-to-Pay ont évolué et constituent désormais une manne inespérée pour les entreprises.
Dans cet article, nous abordons les notions essentielles relatives au processus P2P et comment ce dernier permet d’optimiser le cycle d’approvisionnement de bout en bout.
À quoi se résume le processus ‘’procure to pay’’
Le processus ‘’Procure to pay’’ est perçu comme le nouvel enjeu stratégique des entreprises. Encore connu sous le vocable de Purchase-to-Pay ou P2P, le processus procure-to-pay est l’ensemble des processus d’approvisionnement mis en place par la direction financière d’une entreprise. Il apporte une plus-value aux entreprises en automatisant, en simplifiant, en intégrant et en accélérant les processus liés à chaque étape du cycle d’approvisionnement.
Bien que les étapes de ce processus varient en fonction des besoins des entreprises, il implique notamment la requête d’achat, l’approvisionnement, la gestion des factures et le paiement. Au cours de la demande d’achat, le processus Procure to Pay effectue les tâches telles que l’identification du produit, la création du panier et le traitement de la demande.
Ensuite, l’étape d’approvisionnement n’est possible que par la transmission du bon de commande au fournisseur, le suivi et la réception du produit et l’évaluation de la conformité de la commande.
Par ailleurs, la gestion des factures n’est possible que par la gestion du workflow de validation. Le cycle d’approvisionnement s’achève par le règlement du paiement et l’actualisation du compte fournisseur. Toutes ces étapes sont coordonnées par le processus procure-to-pay.
L’automatisation du processus P2P, une nécessité
Afin de mieux rationaliser et contrôler leur flux financier, de nombreuses entreprises optent pour une meilleure transparence des cycles d’approvisionnement et de paiement. Pour atteindre cet ultime objectif, l’automatisation du processus procure to pay est la meilleure alternative envisageable.
Il ne s’agit surtout pas de remplacer entièrement le système ERP (Enterprise Resource Planning), mais d’implémenter les nouvelles technologies dans le processus d’approvisionnement et de paiement.
Cela peut contribuer à rationaliser le processus et à le rendre plus facile et plus rapide. En automatisant le processus d’approvisionnement, vous pouvez ainsi réduire le temps consacré à cette tâche afin de vous occuper des activités plus importantes. Et comme il s’agit d’une tâche de routine susceptible d’être répétée plusieurs fois par jour, l’automatisation facilite son suivi et sa gestion.
En outre, l’automatisation du processus peut contribuer à garantir l’exactitude et la conformité aux lois et réglementations commerciales. Si vous cherchez à améliorer l’efficacité de votre entreprise et le flux de travail, envisagez d’automatiser le processus P2P.
Cela pourrait entraîner un gain substantiel de temps tout en réduisant de manière significative la marge d’erreur dans le processus de traitement des données. Le processus d’approbation des factures est ainsi optimisé. Enfin, l’automatisation du processus P2P permet de l’intégrer entièrement et de manière efficiente dans le système ERP.
